Databeskyttelseserklæring

Databeskyttelsespolitik – sådan håndterer HELP Forsikring dine personoplysninger

Senest opdateret i april 2021

HELP Forsikring tilbyder juridiske tjenester gennem forsikringsordninger. For at vi skal kunne udføre arbejdet for vores kunder og opfylde vores formål, er vi afhængige af at benytte forskellige personoplysninger. Denne erklæring beskriver, hvordan HELP Forsikring indsamler og behandler dine personoplysninger.

Vores behandling af personoplysninger reguleres af databeskyttelsesforordningen (Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 2016/679 af 27. april 2016) og databeskyttelsesloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018). Reglerne skal sikre, at oplysninger om blandt andet vores kunder og samarbejdspartnere forbliver fortrolige.

Vores databeskyttelsespolitik vedrører behandling af personoplysninger, når vi er dataansvarlige.

Den administrerende direktør hos HELP Forsikring er ansvarlig for virksomhedens behandling af personoplysninger. HELP Forsikring har endvidere egen Data Protection Officer, hvortil kontaktinformation kan findes under det sidste punkt i erklæringen.

Hvem behandler vi personoplysninger om?

HELP Forsikring behandler personoplysninger om blandt andet vores kunder, modparter, samarbejdspartnere, medarbejdere, leverandører, brugere af vores hjemmeside samt modtagere af vores markedsføringsaktiviteter.

Hvorfor og hvordan behandler vi dine personoplysninger?

Vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med sagsbehandling, etablering af nye kundeforhold og i forbindelse med driften af vores virksomhed. Vi indsamler og behandler personoplysninger i følgende tilfælde:

-       Etablering af nyt kundeforhold i henhold til kollektive forsikringsaftaler

-       Sagsoprettelse og sagsbehandling

-       Administration af kundeforhold og kundeservice

-       Kontaktpersoner hos samarbejdspartnere, leverandører og lignende

-       Rekruttering af nye medarbejdere.

Hvilke personoplysninger behandler vi?

Personoplysninger skal forstås som enhver oplysning om en fysisk identificerbar person, herunder oplysninger om navn, adresse, telefonnummer, mailadresse, CPR-nummer samt oplysninger om personens økonomiske, fysiske, psykiske, kulturelle og sociale forhold, jf. databeskyttelsesforordningens art. 4, nr. 1.

Oplysninger om juridiske personer er således ikke omfattet af nærværende databeskyttelsespolitik.

Vi vil typisk behandle almindelige personoplysninger om dig såsom konktaktinformation og fødselsdato, identifikationsoplysninger (CPR-nummer) samt betalingsoplysninger i forbindelse med oprettelse af en ny sag og fakturering.

Afhængigt af sagens karakter behandler vi endvidere følsomme oplysninger, herunder eksempelvis oplysninger om fagforeningsmæssigt tilhørsforhold i forbindelse med vores kollektive forsikringsaftaler, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a, eller helbredsoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f.

Hvor får vi dine oplysninger fra?

Vi indsamler personoplysninger direkte fra dig eller fra tredjemand, herunder eksempelvis en samarbejdspartner, som har indgået en kollektiv forsikringsaftale med os.

I disse tilfælde vil behandlingen af dine personoplysninger være begrundet i opfyldelse af den forsikringsaftale, som vi har indgået med dig, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b.

Såfremt du er kontaktperson hos en af vores samarbejdspartnere eller leverandører vil indsamlingen af dine almindelige personoplysninger være begrundet i interesseafvejningsreglen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Vi behandler alene personoplysninger om dig, når det er nødvendigt til opfyldelse af konkrete formål og i henhold til et lovligt grundlag.  

Oplysninger om vores medarbejdere

HELP Forsikring behandler personoplysninger om sine ansatte for at administrere løn og andre personaleanliggender. Der registreres nødvendige oplysninger for udbetaling af løn, såsom grunddata, lønniveau, tidsregistrering, skatteprocent, skattekommune og fagforeningstilhørsforhold. Andre oplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbejdsinstruktioner og tilrettelæggelse af vedkommendes arbejde.

Retningslinjer for sletning af personoplysninger følger gældende lovgivning på området. Oplysninger som navn, stilling og arbejdsområde regnes for at være offentlige oplysninger og kan offentliggøres på hjemmesiden.

Personoplysninger, der indsamles og behandles i forbindelse med rekruttering af nye ansatte opbevares så længe rekrutteringsprocessen består. Ansøgningen slettes senest 12 måneder efter rekrutteringsprocessens afslutning.

Nyhedsbrev & kundetilfredshedsundersøgelse

Du kan abonnere på vores nyhedsbrev, således at du modtager en e-mail fra os, når vi publicerer ny information på helpforsikring.dk. For at vi skal sende e-mailen til den rigtige abonnent, skal du registrere navn og e-mailadresse. Disse oplysninger gemmes i vores egen database, deles ikke med andre og slettes når du opsiger abonnementet. E-mailadressen slettes også, hvis vi får en tilbagemelding om, at den ikke er aktiv.

Det er frivilligt for dem, som besøger hjemmesiden, om de vil opgive deres personoplysninger i forbindelse med tjenester som modtagelse af nyhedsbreve m.v. Behandlingsgrundlaget er et samtykke fra den enkelte, jf. databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra.

Når en sag afsluttes, fremsender vi endvidere en kundetilfredshedsundersøgelse med henblik på at kvalitetssikre vores arbejde og sagsbehandling. Det er frivilligt, om du som kunde vil besvare vores henvendelse, og denne fremsendes alene til eksisterende kunder i overensstemmelse med markedsføringsloven. Dine personoplysninger anonymiseres, når undersøgelsen er gennemført. Således opbevarer vi ikke nogen personoplysninger om dig, når undersøgelsen er afsluttet.

Videregivelse af personoplysninger

HELP Forsikring videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre dette er nødvendigt i følgende tilfælde:

• Udlevering af oplysninger til domstole, myndigheder eller modparter i forbindelse med sagsbehandlingen.
• Når du har samtykket til videregivelse af personoplysninger.
• Når det er nødvendigt for varetagelse af dine interesser over for en tredjepart i en konkret sag.
• Når det er nødvendigt for at overholde en lovbestemt pligt eller til efterkommelse af pålæg fra domstole og offentlige myndigheder.
• Når der er indgået en aftale med en tjenesteleverandør, der leverer tjenester til vores virksomhed.

HELP Forsikring prioriterer fortrolighed og din datasikkerhed højt, hvorfor vi stiller de samme krav til vores tjenesteleverandører, som vi stiller til os selv i forbindelse med behandlingen af dine personoplysninger.

Sletning af personoplysninger

Vi opbevarer som minimum dine personoplysninger så længe et kundeforhold eller en samarbejdsaftale består. Oplysningerne slettes, når de ikke længere er nødvendige til opfyldelse af det formål, de er blevet indsamlet til, jf. databeskyttelsesforordningens art. 5, stk. 1, litra e.

HELP Forsikring følger interne retningslinjer for opbevaringstiden af dine personoplysninger. Disse er fastsat i henhold til gældende lovgivning.

Kontaktinformation og fødselsdato i forbindelse med etablering og oprettelse af et nyt kundeforhold i henhold til en forsikringsaftale opbevares så længe kundeforholdet består og i 5 år efter kundeforholdets ophør.

Personoplysninger, der indsamles og behandles i forbindelse med sagsbehandling, opbevares så længe sagen løber, og samtlige sagsdokumenter opbevares i 10 år efter sagens endelige afslutning. Dette er begrundet i HELP Forsikrings legitime behov i at kunne forsvare sig mod eventuelle krav, der kan rejses i anledning af HELP Forsikrings behandling af sagen. Behandlingen af oplysningerne er begrundet i interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.

Databehandler

Norse er HELP Forsikrings databehandler, og er vores totalleverandør for udvikling, drift og vedligeholdelse af websitet. Samarbejdet er reguleret af en databehandleraftale.

Oplysninger, der indsamles i forbindelse med drift af vores hjemmeside, gemmes på egne servere som drives af leverandøren. Det er alene HELP Forsikring og Norse, der har adgang til de relevante oplysninger.

Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne skal personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. HELP Forsikring lagrer de personlige oplysninger, som vores kunder m.v. afgiver til os på servere. HELP Forsikring kontrollerer løbende interne sikkerhedsforanstaltninger med henblik på at sikre, at dine personoplysninger til enhver tid opbevares på forsvarlig vis. 

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du blandt andet følgende rettigheder i henhold til databeskyttelsesforordningens kapitel III:

• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig (indsigtsret).
• Ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet (berigtigelse).
• I særlige tilfælde har du ret til at få oplysninger om dig slettet inden tidspunktet for vores almindelige sletteregler.
• I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
• Du har i visse tilfælde ret til at få udleveret en kopi af dine personoplysninger (dataportabilitet).
• Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage, hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på et samtykke.

Såfremt du ønsker at benytte dig af dine rettigheder, bedes du kontakte HELP Forsikring direkte via kontaktinformationen angivet under det sidste punkt i erklæringen. Krav fra den registrerede skal besvares omkostningsfrit og senest indenfor 30 dage af HELP Forsikring.

Du kan endvidere klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. Læs mere om dine rettigheder på www.datatilsynet.dk

Kontaktoplysninger

HELP Forsikring har egen Data Protection Officer, som bistår med vejledning, således at personoplysninger bliver behandlet på forsvarlig vis og i overensstemmelse med loven. Vores Data Protection Officer er advokat Georg Pedersen som kan kontaktes på personvern@help.no

Kontakt os, hvis du har spørgsmål om vores behandling af personoplysninger på:

E-mail      personvern@help.no

Telefon:   +47 22 99 99 99

Adresse:  HELP Forsikring

                Att. Data Protection Officer

                Postboks 1870 Vika

                0124 Oslo