Persondatapolitik

Senest opdateret april 2025

HELP Forsikring AS tilbyder advokattjenester gennem forsikringsordninger. For at vi skal kunne tilbyde forsikringer og behandle skadesager, er vi afhængige af at behandle personoplysninger. Denne erklæring beskriver, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger og beskriver dine rettigheder.

 

HVAD ER PERSONOPLYSNINGER

Personoplysninger er oplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til dig som person. Eksempler på personoplysninger kan være CPR-nummer, adresse, telefonnummer og lignende. Sådanne oplysninger er nødvendige for at vi skal kunne tilbyde dig advokathjælp, og betjene dig som kunde.

 

For at behandle særlige kategorier af personoplysninger, ofte omtalt som sensitive personoplysninger, kræves et stærkere retsligt grundlag end ellers.

 

HVAD BETYDER BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER?
En behandling kan omfatte enhver håndtering af personoplysninger, herunder indsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning, ændring, brug, overføring eller sletning af personoplysninger, som alle er eksempler på behandling af personoplysninger.

 

BEHANDLINGSGRUNDLAG
For at behandlingen af personoplysninger skal være lovlig, må den være baseret på et retsligt grundlag, som kaldes behandlingsgrundlag. Forskellige behandlingsgrundlag er beskrevet i databeskyttelsesforordningen. De som er mest relevante for HELP er:

• at det er nødvendigt for, at opfylde en aftale med den person personoplysningerne tilhører

• at der er givet samtykke fra den person personoplysningerne tilhører

• at det er nødvendigt for at overholde love og regler

• at vi har en berettiget interesse i behandlingen

 

 

BEHANDLINGSANSVARLIG

Den behandlingsansvarlige er den som er ansvarlig for virksomhedens behandling af

personoplysninger, og bestemmer hvordan virksomheden behandler personoplysninger. Den behandlingsansvarlige er også ansvarlig for at sikre at krav til intern kontrol og informationssikkerhed er etableret, som er tiltag for at sikre opfyldelse af reglerne i databeskyttelsesforordningen.

 

Den juridiske enhed, som er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysningerne, er HELP Forsikring AS. Adresse: Essendrops gate 3, 0368 Oslo, Postboks 1870 Vika, 0124 Oslo.

 

BEHANDLING AF FØLSOMME PERSONOPPLYSNINGER

HELP behandler kategorier af sensitive personoplysninger, dette er i primært helbredsoplysninger.

 

 

Helbredsoplysninger

HELP behandler i enkelte sager helbredsoplysninger. I disse tilfælde vil behandlingen være baseret på Databeskyttelsesforordningen artikel 9 (2)(a) «samtykke» og/eller Databeskyttelsesforordningen artikel 9 (2)(f) hvis oplysningerne er nødvendige «for at fastsætte, gøre gældende eller forsvare et retskrav».

 

HVORFOR OG HVORDAN BEHANDLER VI DINE PERSONOPLYSNINGER?

HELP behandler personoplysninger til flere formål. Nedenfor kan du læse mere om dette.

 

Kundeadministration og opfyldelse af produkt- og tjenesteaftaler

Hovedformålet med behandling af personoplysninger er, at indsamle, kontrollere og behandle personoplysninger i forbindelse med aftale om produkt- og tjenesteaftaler. Når aftalen løber behandler vi dine personoplysninger for at dokumentere, administrere og gennemføre opgaver så vi kan levere tjenester i henhold til aftale.

 

Derudover behandler vi dine personoplysninger for at varetage kundeforholdet. Vores kunder er registreret i et kunderegister og vi kommunikerer med dig om ændringer i produkter, vilkår og

tjenester, samt for at give dig anden relevant information. Vi behandler også personoplysninger i forbindelse med fakturering og gennemføring af aftalerne vi har med dig.

 

Behandlingsgrundlaget for dette er, at opfylde aftalen vi har med dig, jfr. Databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(b), og vores berettigede interesse i at administrere dit kundeforholdet. Hvis det er nødvendigt at behandle særlige kategorier af personoplysninger, spøger vi om dit samtykke eller behandler personoplysninger baseret på retslige forpligtelser.

Behandling af henvendelser

Når vi får henvendelser fra dig, bruger vi oplysninger om dig for at besvare din henvendelse. Dette kan f.eks. være spørgsmål om vores produkter og tjenester, og gælder uafhængig af hvilken kanal du benytter. HELP har en berettiget interesse for at kunne give god information og give dig svar på de spørgsmål du måtte have.

Skaderegistrering, behandling og afregning

Vi benytter kun de personoplysninger som er nødvendige for at håndtere forsikringskrav og skader som er meldt ind under din forsikringsaftale, samt nødvendige personoplysninger for at bistå med kontrakter du initierer på min side. Når vi behandler en skadesag eller bistår med udarbejdelse af kontrakter, indsamler vi kun nødvendige personoplysninger.

 

HELP behandler personoplysninger i forbindelse med registrering af sager knyttet til forsikringen. Behandlingen er begrundet i opfyldelse af forsikringsaftalen med dig, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(b).

I enkelte sager kan det være nødvendigt at behandle særlige kategorier af personoplysninger efter Databeskyttelsesforordningen artikel 9, f.eks. helbredsoplysninger. Behandlingen vil være baseret på Databeskyttelsesforordningen artikel 9 (2)(a) «samtykke» og/eller Databeskyttelsesforordningen artikel 9 (2)(f) dersom oplysningerne er nødvendige «for at fastsætte, gøre gældende eller forsvare et retskrav».

 

HELP benytter Microsoft Copilot til at transskribere og bearbejde information fra samtaler på telefon og teams. For at kunne transskribere indholdet af samtalerne indhenter HELP samtykke fra personer der indgår i samtalerne, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(a). Samtykket gives ved aktiv godkendelse gennem telefon eller teams. Formålet med behandlingen er at forbedre dokumentationen, effektiviteten og kvaliteten i kommunikationen med klienterne. Transskriberingen vil sikre dokumentation af klientsamtalerne.

 

I sager hvor der foreligger potentielle interessekonflikter, vil den aktuelle sag overføres til advokatfirmaer, som HELP har samarbejdsaftale med.

HELP vil kunne modtage personoplysninger om andre end vores kunder i forbindelse med sagsbehandling. Dette kan være personoplysninger som gælder modparter, advokater og andre

involverede i sagerne. Denne behandling er baseret på HELP's legitime interesse i, at have tilgængelig dokumentation for at fastsætte eller forsvare et retskrav, og for at sikre, at vores sagsbehandling gøres effektivt og i overensstemmelse med interne rutiner og regler om god advokatskik. Behandlingen er derfor baseret på en interesse afvejning efter Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(f).

Hvis du er sælger af en bolig hvor køber har købt boligkøberforsikring hos HELP, vil HELP også behandle personoplysninger om sælger. Disse oplysninger lagres på kundeforholdet til boligkøber. Behandlingen er begrundet i en interesse afvejning efter Databeskyttelsesforordningen artikel 6(1)(f). Oplysningerne lagres i henhold til lagringstider som oplyst for køber.

 

HELP vil kun behandle personoplysninger som er nødvendige for sagsbehandlingen. Hvis vi

modtager oplysninger som ikke er nødvendige for sagsbehandlingen, vil sådanne oplysninger slettes.

 

Kundeopfølgning og markedsføring

HELP bruger personoplysningerne, som du oplyser, for at give dig tilpasset information om vores tjenester og produkter. For at sikre, at du får relevant information, tilpasser vi kommunikationen baseret på data vi har om dig.

 

Som del af vores kundeopfølgning vil vi sende henvendelser om at gennemføre en frivillig

kundeundersøgelse efter afsluttet skadesag. Henvendelse om kundeundersøgelse vil sendes til e- mailadressen vi har registreret på dig eller til oplyste kontaktperson i sagen.

 

Behandlingen er baseret på en interesse afvejning efter Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(f). Udsendelse sker kun til eksisterende kunder eller angivne kontaktpersoner efter markedsføringslovgivningen.

Hvis du ikke ønsker at modtage henvendelser fra os om kundeundersøgelser, kan du frabede dig sådanne henvendelser ved at kontakte vores kundecenter. Du kan når som helst vælge ikke at modtage markedsføring fra os.

 

Samarbejdspartnere, leverandører og lignende

Vi bruger personoplysninger til kontaktpersoner i virksomheder HELP samarbejder med. Behandlingen er begrundet i HELP's legitime behov i at have kontaktoplysninger på personer hos samarbejdspartnere, samt for effektivt samarbejde. Behandlingen er derfor baseret på en interesseafvejning efter Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(f).

 

HELP opbevarer også personoplysninger om ansatte i virksomheden som formidler forsikringer på vegne af HELP. Behandlingen er nødvendig for at opfylde en retslig forpligtelse i henhold til forsikringsformidlingsloven.

Rekruttering

HELP behandler personoplysninger om kandidater som er i en rekrutteringsproces med HELP.

I tillæg til den information kandidaten deler med HELP, vil der behandles oplysninger i referater af samtaler og samtaler med reference personer. I forbindelse med rekrutteringsprocessen er behandlingen begrundet i, at det er nødvendigt for at indgå en mulig arbejdsaftale, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(b). Hvis en ansøgning indeholder særlige kategorier af personoplysninger, er vores behandlingsgrundlag Databeskyttelsesforordningen artikel 9 (2)(b).

Statistik, analyse og rapporter

Vi bruger personoplysninger til at gennemføre analyser og udarbejde statistik for blandt andet at vurdere risiko, kapitalforhold og lønsomhed, prissætning og tariffer, samt for at afgøre behovet for at udvikle nye produkter og tjenester. For at opfylde dette formål genbruger vi, i nogle tilfælde, personoplysninger som er indhentet til andre formål, så længe det er forenelig med det nye formål.

Behandlingsgrundlaget for dette kan både være retslige forpligtelser som følger af virksomhedslovgivningen og virksomhedens berettigede interesse i at bruge personoplysninger for at få indsigt som er nødvendig for at styre virksomheden.

Opfyldelse af retslige forpligtelser

Vi må behandle personoplysninger for at opfylde vores forpligtelser i henhold til lov, forskrifter eller myndighedsbeslutninger. Det kan blandt andet være tiltag mod hvidvaskning og terrorfinansiering, sanktioner, krav til bogføring, skatterapportering, retslige påbud og rapportering til offentlige myndigheder.

Behandlingsgrundlaget for dette er at opfylde de retslige forpligtelser som påhviler virksomheden.

Forebyggelse og udredning af strafbare handlinger

Vi behandler personoplysninger for at forebygge, afdække, opklare og håndtere bedragerier og andre strafbare handlinger mod HELP. I den forbindelse er vi forpligtet til at indhente oplysninger og udlevere oplysninger til andre offentlige myndigheder, f.eks. politiet, ved mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering. Efter hvidvaskloven og persondataloven har du ikke krav på udlevering af disse oplysninger. Oplysningerne opbevares i tråd med krav i hvidvaskloven.

Behandlingsgrundlaget for dette kan både være opfyldelse af en retslig forpligtelse og vores berettigede interesse i at forebygge, afdække, opklare og håndtere bedragerier og andre strafbare handlinger mod HELP.

 

Informationssikkerhed og fysisk sikkerhed

Det er nødvendigt for HELP at behandle personoplysninger for at sikre dine og HELP's oplysninger og værdier. Dette gøres for eksempel gennem tilgangsstyring til systemer, logning på servere og systemer, drift af teknisk infrastruktur, brandmure, adgangskontrol og kameraovervågning.

F.eks. vil du blive registreret i receptionen hvis du besøger vores kontorlokaler og besøget meldes per SMS til den ansatte du skal besøge. Behandlingen er baseret på HELP's behov for at have oversigt over besøgende til vores kontorlokaler, og er derfor bygget på en interesseafvejning efter Databeskyttelsesforordningen artikel 6 (1)(f).

Behandlingsgrundlaget for dette kan være både aftaleforpligtelser, opfyldelse af retslig forpligtelse og HELP's berettigede interesse i at varetage dine og vores værdier.

 

Tilpasning af indhold på hjemmesiden (cookies)

HELP bruger personoplysninger for at kunne give dig en bedre brugeroplevelse og sikre at indholdet som vises er relevant for dig. Vi tilpasser dette indhold baseret på dine interesser og adfærd, uanset om du er logget ind eller ej, ofte ved hjælp af cookies.

Behandlingsgrundlaget for tilpasning af indhold på hjemmesiden er samtykke. Du kan tilpasse dit samtykke i cookie-indstillingerne. Vælg "ændre cookieindstillinger" nederst til venstre på siden.

 

Klagebehandling, regreskrav, retslige processer mm.

Vi behandler personoplysninger for at fastsætte, gøre gældende og forsvare retskrav, for eksempel i forbindelse med behandling af klager, regreskrav og retslige processer. Behandlingsgrundlaget for dette er HELP's ret til at forsvare retskrav. For at varetage dette formål kan vi også behandle særlige kategorier af personoplysninger uden samtykke.

 

Genanvendelse af personoplysninger

Personoplysninger som indhentes til et aftalt formål, kan i enkelte tilfælde genanvendes til et nyt formål hvis det er foreneligt med det nye formål. Genanvendelse af personoplysninger er begrænset til behandlingsgrundlagene berettiget interesse eller retslig forpligtelse.

 

KATEGORIER AF OPLYSNINGER

Vi behandler forskellige typer personoplysninger om dig afhængig af hvilket forhold du har til HELP og hvilke produkter og tjenester du har.

Vi har inddelt de personoplysninger vi behandler i følgende kategorier:

• Identifikationsinformation, som for eksempel CPR-nummer, andre identifikationsinformationer som er udstedt af offentlig myndighed, kopi af identifikationsdokumenter og lignende.

• Kontaktinformation og anden generel information, som for eksempel navn, telefonnummer,

e-mailadresser, adresse, familiestatus, fødselsdato, uddannelsesbaggrund og lignende.

• Finansiel information og oplysninger om forsikring, som for eksempel type aftale, ejendele, ejendomme og lignende.

• Lovpligtige oplysninger, som for eksempel skattemæssigt hjemsted, udenlandsk

skatteregistreringsnummer, oplysninger i forbindelse med arbejde mod hvidvask og lignende.

 

TAVSHEDSPLIGT

Alle ansatte i HELP har tavshedspligt om den information vi behandler i forbindelse med dit
kundeforhold.

 

UDLEVERING AF PERSONOPLYSNINGER

HELP udleverer ikke dine personoplysninger til tredjeparter, undtaget i følgende tilfælde:

• Når det er nødvendigt at udlevere disse til domstole, myndigheder eller modparter
• Når det er enighed mellem HELP og kunden om at dele oplysningerne
• Når det er nødvendigt for at kunne varetage dine interesser i forbindelse med en konkret
• sag overfor tredjepart
• Når det er nødvendigt for at overholde en lovbestemt pligt eller for at overholde vedtaget af myndigheder eller domstole
• Når der er indgået aftale med en tjenesteleverandør for at kunne udføre opgave på vores vegne, f.eks. til ekstern advokat.

Vi er ansvarlige for persondatabehandling og sikkerhed for vores kunder og stiller de samme krav til
vores underleverandører som når vi behandler personoplysninger selv.

 

BRUG AF DATABEHANDLERE

For at sikre, at persondataforordningen iagttages hos vores underleverandører, er der etableret databehandleraftaler med alle virksomheder som behandler personoplysninger på vegne af HELP. Databehandlerne kan kun behandle dine personoplysninger efter instruks fra os. Vi bruger databehandler blandt andet som leverandører af IKT-tjenester.

 

MODTAGERE UDENFOR EU/EØS

Foreløbig benytter HELP ingen tjenesteleverandører eller andre modtagere af personoplysninger som er etableret udenfor EU/EØS.

Hvis dine personoplysninger overføres udenfor EU/EØS, vil HELP sørge for at det bliver truffet hensigtsmæssige tiltag for at dine personoplysninger skal være sikret på det samme niveau, som Europakommissionens standardiserede aftaleklausuler, bindende interne selskabsregler eller EU- US Data Privacy Framework.

LAGRING AF PERSONOPLYSNINGER

Dine personoplysninger behandles så længe det er nødvendig til det formål de blev samlet ind til. Det vil sige, at når formålet er nået, skal oplysningerne om dig slettes, selv om du ikke har bedt om det. Lagringstid og tidspunkt for sletning kan derfor variere fra behandlingsaktivitet til behandlingsaktivitet.

HELP sletter oplysningerne af eget initiativ hvis behandlingen er baseret på samtykke, og du trækker dit samtykke til, at vi kan behandle dine oplysninger.

 

DINE RETTIGHEDER

Du kan kontakte HELP hvis du vil vide om dine personoplysninger bliver behandlet. Hvis HELP behandler dine personoplysninger, har du ret til at få indsigt i oplysningerne om dig. Du kan også have ret til at få ændret, slettet og anmode om begrænset behandling i enkelte tilfælde. Dine rettigheder kan opsummeres således:

Indsigt i egne oplysninger:

Du har ret til information om hvilke oplysninger om dig som behandles. HELP skal også svare på spørgsmål knyttet til hvordan vi behandler personoplysninger, udlevering af dine personoplysninger og information om hvem som har tilgang til dine oplysninger. Dette er dog ikke en ubetinget rettighed, og andre hensyn kan begrunde en begrænsning i retten til tilgang.

 

Korrektion af personoplysninger:

Du kan anmode HELP om at rette eller supplere oplysninger om dig som er fejlagtige eller misvisende.

Sletning af personoplysninger:

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er kunde hos os. Oplysningerne slettes når vi ikke længere har forpligtelser efter aftalen du har indgået med os eller andre forskrifter. Ved visse anledninger kan vi slette oplysninger om dig på forespørgsel. Hvis du har et spørgsmål om sletning af dine personoplysninger, kan du kontakte den databeskyttelses ansvarlige.

 

Begrænsning af behandling af personoplysninger:

Under visse omstændigheder er HELP forpligtet til at begrænse behandlingen af personoplysninger hvis du anmoder om det. Personoplysningerne som omfattes, vil i så fald kun behandles for visse begrænsede og lovbestemte formål.

Indsigelser:

Hvis behandlingsgrundlaget for dine personoplysninger bygger på vores berettigede interesse, kan du modsætte dig behandlingen hvis du har specielle årsager knyttet til din særlige situation. Dette gælder ikke hvis vi kan fremlægge tvingende berettigede grunde for behandlingen. Du har en ubetinget ret til at modsætte dig behandling af dine personoplysninger knyttet til direkte markedsføring.

Tilbagetrækning af samtykke:

Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. At samtykket trækkes tilbage, påvirker ikke lovligheden af, hvordan vi brugte dine personoplysninger før samtykket blev trukket tilbage.

Dataportabilitet:

Du har ret til at få udleveret de personoplysninger som du har givet til HELP. Oplysningerne udleveres i et struktureret og alment anvendelig maskinlæsbart format (dataportabilitet). Retten til

dataportabilitet adskiller sig fra retten til indsyn ved at du kun har ret til personoplysninger som du selv har givet til os og som behandles efter visse lovlige behandlingsgrundlag, f.eks. for at indgå eller opfylde aftale med dig.

Du kan klage over vores behandling af personoplysninger:

Vi anmoder om at du giver HELP besked hvis du mener, at vi ikke behandler personoplysninger i tråd med persondataforordningen. Slik henvendelse kan rettes til vores databeskyttelsesansvarlige, kontaktinformation fremgår nedenfor.

Du har også ret til at klage over vores behandling af personoplysninger til en tilsynsmyndighed.

Kontaktinformationen til tilsynsmyndigheden fremgår på www.datatilsynet.dk.
Hvis du vil benytte dig af dine rettigheder, anmoder vi om at du kontakter os via   kontaktinformationen nedenfor.

Krav fra registrerede skal besvares omkostningsfrit og inden tredive (30) dage fra modtagelsen med tilstrækkelig information for at kunne behandle den registreredes henvendelse. Ved behov kan denne periode forlænges med to (2) måneder, afhængig af kompleksiteten af henvendelsen og antal henvendelser. I sådanne tilfælde vil du informeres om forlængelsen og årsagen til forsinkelsen.

 

HÆNDELSER

Det kan forekomme at der sker en fejl i forbindelse med vores behandling af personoplysninger. Disse fejl bliver fulgt op med tiltag og det vurderes om de skal meldes til Datatilsynet. Er der sket fejl i behandlingen af personoplysninger som udgør en høj risiko for sikkerheden for personoplysninger for den registrerede, vil vi kontakte alle berørte.

 

DATABESKYTTELSESANSVARLIGE

HELP Forsikring har en databeskyttelsesansvarlig medarbejder. Den databeskyttelsesansvarlige bistår med vejledning hvis personoplysninger bliver behandlet på en god måde og i tråd med reglerne. Hvis du har spørgsmål til hvordan vi behandler dine personoplysninger, og ønsker du at benytte dig af dine rettigheder eller har input til os, kan du kontakte den databeskyttelsesansvarlige. Vores databeskyttelsesansvarlige er Linn Hellum Braathen.

 

Den databeskyttelsesansvarlige kan kontaktes på:
E-mail: personvern@help.no

Telefon: +47 22 99 99 99

Postadresse:

HELP Forsikring v/personvernombud Postboks 1870 Vika